Pembinaan Kearsipan dan Tata Naskah Dinas Kecamatan Limbangan

Naskah dinas adalah informasi tertulis yang berfungsi sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan atau dikeluarkan oleh pejabat berwenang di lingkungan pemerintahan. Surat, nota dinas, telaahan staf, notula, instruksi, keputusan, surat edaran, peraturan, dan sebagainya adalah naskah dinas. Ketika mebuat naskah dinas, sejatinya tidak hanya membuat informasi tertulis, namun juga menyiapkan arsip karena naskah-naskah dinas tidak hanya selesai begitu saja ketika sudah diinformasikan.

Karena pentingnya pengarsipan naskah dinas, maka susunan naskah dinas harus memenuhi standar yang sudah ditentukan agar arsip tertata dengan baik dan sewaktu-waktu dibutuhkan akan mudah dicari arsipnya.

Ketika memasuki era digital dimana banyak sekali urusan informasi disampaikan secara elektronik, naskah dinas pun harus menyesuaikan dengan kemajuan teknologi. Oleh karena itu, Pemerintah Kecamatan Limbangan menyelenggarakan Pembinaan Kearsipan dan Tata Naskah Dinas yang diikuti oleh perangkat desa terkait se-Kecamatan Limbangan. Kegiatan pembinaan yang diselenggarakan di Pendopo Kecamatan Limbangan pada Kamis 16 Maret 2023 lalu dipimpin langsung oleh Sekcam Limbangan Herni Listyawati.

Pembinaan ini dimaksudkan agar di lingkungan pemerintahan desa, penyampaian informasi yang menggunakan media naskah dinas bisa memenuhi standar terkini sesuai dengan peraturan dari Kementerian Dalam Negeri. Salah satu contohnya adalah; Sistem penomoran surat keluar menurut Permendagri N0.78 Th 2012 menggunakan standar klasifikasi garis miring nomor urut surat garis miring kode klasifikasi kelembagaan garis miring romawi bulan garis miring angka tahun. Karena dipandang sistem tersebut sudah tidak sesuai dengan era digital dimana naskah dinas dan kearsipan dilakukan secara elektronik, maka naskah dinas di masa sekarang mengikuti peraturan terbaru yakni Permendagri 83 Tahun 2022 tentang kode klasifikasi arsip. Permendagri tersebut menjadi pedoman bagi instansi pemerintah dalam pengelolaan arsip dinamis agar terjadi sinkronisasi informasi kearsipan antara kementerian dan pemerintah daerah dalam implementasi sistem pemerintahan berbasis elektronik. Penomoran naskah dinas pun berubah menjadi lebih singkat dan padat. Hal yang sudah tercantum di bagian lain pada kepala naskah dinas misalnya tanggal surat tidak perlu lagi dicantumkan dalam penomoran naskah dinas.

Diharapkan dengan tertib kearsipan dan tata naskah, maka penyampaian informasi di lingkungan Peerintah Desa Kedungboto akan semakin efektif dan efisien, tertata dengan baik, terarsipkan dengan baik.

Kontributor:
Sudiyono, Kaur Umum Desa Kedungboto